NIVEL SENPAI: colaborador aventajado. Sus principales responsabilidades son velar por el orden
Ya nombras los archivos en LETRA MAYÚSCULA SOSTENIDA
Sin tildes, ni caracteres especiales (¡”$%/()?*)
Utilizas guion bajo para separar laFECHA del NOMBRE
Las palabras las separas con un espacio sencillo
Usas AÑOMESDÍA, todo junto, así: 20200121
Nombras los archivos de forma corta y sin abreviaturas, salvo en el caso de los nombres de las carpetas de áreas y coordinaciones
NIVEL SEITO: empleado digno de ser seguido, nadie es maestro sin alumnado
Nombras las áreas así:ADMINISTRACION, COMUNICACION,CORP BIOSUROESTE, DES ECONOMICO, DES TERRITORIAL, EDUCACION, FAPE, GCIA PROYECTOS, MCV, PLANEACION, PRESIDENCIA
Usas máximos 150 caracteres (incluyendo la ruta que contiene el archivo)
No redundas, es decir no eres de los que tienes un archivo llamado 20190121_GUIA FORMACION GESTION DOCUMENTAL, dentro de una carpeta que se llama GESTION DOCUMENTAL y que a su vez, ésta se encuentra dentro de otra que se llama FORMACION.
No mezclas archivos y carpetas dentro de una misma carpeta.Una carpeta que contenga subcarpetas no debe tener archivos sueltos.
Creas carpetas cuando es necesario disponer dos o más archivos.
NIVEL SENSEI: semidiós nacido antes de que la gestión documental existiera. (No te estamos diciendo viejo, te llamamos sabio)
Distingues las tres categorías de archivo: documentos de trabajo, de referencia y archivos multimedia. Y los guardas así:
Documentos de trabajo (Productos) y referencia
FECHA_TÍTULO
Multimedia
AÑOMESDIA_ÁREA o PROGRAMA_EVENTO
Fundación Proantioquia, Carrera 43 A Nro. 1- 50 / Complejo San Fernando Plaza - Torre 1 Piso 12 /, 050001, Medellin, Colombia
