| Continuando con la exploración de los 5 pasos de la metodología GTD, que permite mejorar el desempeño a través de visibles mejoras en la productividad y eficiencia personal, avanzamos al Paso 3: ORGANIZAR.
Luego de (1) Capturar toda cosa que capte su atención y preocupación y; (2) Clarificar toda y cada cosa capturada, pasándolas por el proceso de pensamiento que permitirá transformarlas en acciones concretas a seguir y en resultados tangibles; nos encontramos la Regla de los 2 Minutos de David Allen. Una vez definida la Acción Siguiente, si la misma me toma 2 minutos o menos, la ejecuto de inmediato. Si no puedo, la tengo que Diferir o Delegar.
En resumen, en todo el universo, solo existen 3 posibles rutas realizar una acción: (1) Hacerla yo en el momento, si es menos de 2 minutos; (2) Delegarla que la haga otro por mí, y (3) Diferirla, o sea hacerla yo, pero en otro momento. En todo el universo, solo existen estas 3 posibilidades para ejecutar una acción. Y ¿qué hacemos con las acciones Diferidas? Pues necesitamos ORGANIZARLAS en un plataforma (sistema) externo confiable, que nos facilite el recordar realizarlas en otro momento.
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| | | El Paso 3: ORGANIZAR, es entonces colocar la información relacionada con la gestión y ejecución personal diferida, en categorías y contextos apropiados que nos permitan recordarlas, accesarlas y gestionarlas eficazmente, posteriormente.
En la actualidad, con la variedad y bajo costo de las herramientas tecnológicas y las aplicaciones (algunas incluso son gratuitas) la plataforma a elegir se vuelve meramente un asunto de preferencia personal. |
| | | GTD no te obliga a utilizar un organizador de papel o una agenda particular, ni te impone una el uso de una aplicación específica o propietaria. De hecho, todo lo contrario. Promueve que te inicies utilizando la misma plataforma de gestión que usas en la actualidad, pero re-configurándola de acuerdo a las mejores prácticas Getting Things Done. Y esto, ya es ganancia. Menos de que preocuparme por aprender (o por instalar) para mejorar mi desempeño y mis resultados personales.
Y ¿qué configurar en esta plataforma? Listas. Si, listas de acciones organizadas de acuerdo al contexto de ejecución. O sea, clasificar y organizar “peras con peras y manzanas con manzanas”. Consiste en cambiar el habito de tener un revoltijo de “Pendientes” y de “To- Do’s” que nunca parecen acabar y que más bien parecen aumentar cada vez más. Consiste en dejar la práctica de tener listas de pendientes tan largas, que no me permiten identificar realmente prioridades ni relevancias y que además me generan estrés, desmotivación y frustración. .
El concepto final de este paso es desarrollar una plataforma externa para “organizar” todas mis acciones diferidas y proyectos por completar, de manera que pueda liberar la mente para usarla para lo que realmente fue diseñada: PLANIFICAR, CREAR, RESOLVER PROBLEMAS y PENSAR.
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| | Julio E. Ortega M
Director Ejecutivo
GTD Getting Things Done - David Allen Panamá
Panamá - República de Panamá |
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