| Continuando con esta síntesis de los 5 pasos de la metodología GTD Getting Things Done ideada por David Allen para aumentar la productividad y la eficiencia, nos encontramos con el segundo paso: CLARIFICAR. Este es igualmente uno de los pasos más importantes de la metodología, porque se fundamenta sobre la habilidad que poseemos como homo sapiens y que nos separa de los animales: Pensar.
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| | El Paso 2: CLARIFICAR, implica vaciar todos aquellos recipientes que hemos colocado en el paso anterior para capturar y procesar todas y cada una de esas cosas; decidir su significado y transformarlos en acciones siguientes concretas a seguir y en resultados tangibles a alcanzar.
En la actualidad, lamentablemente, hemos dejado de pensar. Supuestamente “no hay tiempo”. Y al no dedicar tiempo a pensar, fracasamos en identificar el significado de todas y cada una de las cosas que nos llegan (o sea, que hemos capturado), y por lo tanto fracasamos en definir y decidir las acciones físicas correctas y apropiadas necesarias para alcanzar los resultados que finalmente deseamos. De hecho, tampoco dedicamos tiempo a pensar acerca de cuál es ese resultado que deseamos alcanzar, por lo que muchas veces, cuando llegamos allá, resulta que no era el lugar donde queríamos llegar.
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| El no “pensar” (justificándonos con cualquier excusa que nos queramos decir y creer), hace que se nos vayan acumulando todos estos asuntos que no estamos lidiando. Esto nos va abrumando y generando estrés, porque son compromisos que estamos incumpliendo y que sabemos que requieren nuestra atención. El estrés que nos vamos “auto-generando” con esta falta de decisión y acción, resultan en problemas de concentración, problemas para dormir, agotamiento y abrumo, entre otros. La figura se complica ya que esta falta de pensamiento (decisión) y de acción, convierten estos asuntos en “incendios”, que por falta de nuestra acción ( o exceso de acciones equivocadas por no pensar), simplemente “explotan”; y entonces no solo nos vemos obligados a lidiar con ellos (ahora si hay que sacar tiempo), de apuro y sin pensar; recogiendo todos los pedazos y limpiando todo aquello que nuestra falta de decisión y acción oportuna ha producido.
Capturar nos lleva a (1) dar significado a cada cosa que nos llega, contestando la pregunta ¿esto qué es? Y antes de “disparar una acción desde la cintura”, (2) decidir ¿cuál es la acción física visible apropiada para ese asunto. Solo conociendo perfectamente la acción apropiada y correcta, puedo ejecutarla y decidir si: (1) la hago yo, (2) la delego o (3) la difiero para ejecutarla yo después. Parece simple, pero no lo es. En ningún lugar nos enseñan este patrón de pensamiento ni de toma de decisión. Al contrario, nos piden simplemente decidir y actuar con rapidez, sin los procesos mentales apropiados de clarificación y reflexión. Y esto, no solo nos lleva a NO alcanzar los resultados deseados, sino quizás hasta a perder nuestros trabajos por nuestra inhabilidad de alcanzar los resultados esperados.
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| | Julio E. Ortega M
Director Ejecutivo
GTD Getting Things Done - David Allen Panamá
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